3 Cách xóa dòng trống trong Excel nhanh và hiệu quả

Xóa dòng trống trong Excel như thế nào để bảng tính của mình dễ nhìn hơn, hiệu quả mà không phải thực hiện quá nhiều thao tác. Sau đây, Unica sẽ chia sẻ 7 cách xóa dòng trống thừa trong Excel nhanh chóng và hiệu quả. Tìm hiểu ngay.

Khi nào cần xóa dòng trống trong Excel

Excel là một trong những công cụ quen thuộc, được ứng dụng rất nhiều không chỉ đối với học sinh, sinh viên mà cả dân văn phòng. Excel giúp người dùng quản lý dữ liệu dễ dàng thông qua hệ thống bảng biểu, đồ thị,… 

Tuy nhiên, trong quá trình nhập liệu, đôi lúc người dùng gặp phải những khoảng trống mà không thể nhập được các dữ liệu khác như là:

• Dòng trống ở giữa bảng dữ liệu, nhưng không có thông tin.

• Khi sao chép hoặc di chuyển nhầm các cột dữ liệu làm xuất hiện khoảng trồng.

• Dòng trống xuất hiện do lỗi hàm.

• Khi đã nhập đủ số liệu mà vẫn thừa dòng trống.

Điều này gây ảnh hưởng đến việc sắp xếp thông tin, làm dữ liệu mất thẩm mỹ. Thậm chí, đôi lúc còn gây ra tình trạng lỗi hàm, lỗi định dạng cho những công thức sau này.

Hướng dẫn cách xóa dòng / cột dữ liệu trống một cách nhanh chóng

>>> Xem thêm: 9 cách xóa khoảng trắng trong Excel tự động cho mọi phiên bản cực đơn giản

Xóa dòng trống trong Excel bằng cách thủ công 

Khi khoảng trống xuất hiện trong bảng dữ liệu của bạn với số lượng không nhiều, bạn có thể thực hiện bằng những công đoạn thủ công như sau. Việc sử dụng phương pháp thủ công trong trường hợp này sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Bước 1: Kích chuột trái vào dòng trống cần xóa. Để có thể chọn hết dải ô đấy, bạn ấn vào cột thứ tự ở ngoài dùng bên trái.

 Kích chuột trái vào dòng trống cần xóa, giữ phím Ctrl

Bước 2: Nếu có nhiều hơn 01 dòng trống, thì bạn nhấn giữ phím Ctrl và tiếp tục kích chuột trái vào các dòng trồng khác trong dữ liệu Excel.

Ấn phím Delete để xóa dòng trắng trong Excel

Bước 3: Khi đã chọn hết các dòng trống cần xóa, bạn chỉ cần bỏ phím Ctrl > kích chuột phải > chọn tùy chọn Delete từ menu hiển thị để xóa các dòng trống mà bạn đã chọn.

Dùng phím Delete Sheet Rows để xóa những dòng trắng trong Excel

Ngoài ra bạn có thể thử một thao tác khác:

• Sau khi chọn các dòng trống cần xóa > chuyển đến tab Home > nhấn phím Delete trong nhóm tính năng Cells > chọn Delete Sheet Rows.

• Sau khi chọn các dòng trống cần xóa, nhấn tổ hợp phím Ctrl + – trên bàn phím để xóa hàng hoặc cột thừa.

Xóa dòng trống trong Excel bằng lệnh Go to Special

Cách  này rất đơn giản đây là cách bỏ dòng trống trong Excel được nhiều người sử dụng bạn chỉ cần nhấn phím F5 để xuất hiện bảng Go to và thực hiện các bước như trên là được. 

>> Tham khảo thêm chứng chỉ IC3 để biết thêm nhiều kiến thức hay

Bước 1: Chọn một cột dữ liệu gồm tất cả những dòng trống trong Excel cần phải loại bỏ. Cách dễ làm nhất là chọn ô đầu tiên sau đó nhấn phím Shift và chọn ô cuối cùng.

Xóa dòng trống trong Excel bằng Go to Special

Bước 2: Di chuyển tới thẻ Home ở bên góc trái màn hình, chọn biểu tượng hình kính lúp Find & Select nằm trong nhóm tính năng Editing. Sau đó sẽ thấy một menu đổ xuống > chọn Go To Special…

Ngoài ra bạn còn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + G để truy cập vào menu Go To > chọn kích nút Special để mở menu Go To Special.

Nhấn nút Go to Special trong hộp thoại

Bước 3: Sau khi xuất hiện menu Go To Special > kích tùy chọn Blanks ở trong phần Select rồi ấn OK. Như vậy, các khoảng trống trong bảng dữ liệu đã được lựa chọn.

Chọn nút Blanks và nhấn OK

Bước 4: Để xóa những dòng trống đó, bạn có thể thực hiện bằng qua những cách thức sau:

>>> Xem thêm: Tiết lộ cách group trong excel chi tiết cho cột, hàng và trang tính

Chọn Delete Sheet Rows để xoá khoảng trống

Kết quả thu về sẽ như sau:

 

Kết quả thu được sau khi xóa dòng trắng trong Excel bằng Go to Special

Ngoài xóa hàng trống, trong một số trường hợp bạn sẽ cần chèn thêm hàng thêm cột trong Excel để việc xử lý dữ liệu thuận lợi hơn. 

TẤT CẢ ĐỀU CÓ TRONG CUỐN SÁCH

“HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO”

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Xóa dòng trống bằng Excel qua tính năng Find

Nếu bạn sử dụng tính năng Find để xóa dòng trống trong Excel, thì phương pháp này sẽ khá giống với cách sử dụng tính nắng Go To Special ở trên. 

Bước 1: Chọn một cột dữ liệu gồm tất cả những dòng trống trong Excel cần phải loại bỏ. Cách dễ làm nhất là chọn ô đầu tiên sau đó nhấn phím Shift và chọn ô cuối cùng. Hoặc bạn có thể ấn giữ phím Ctrl để chọn từng hàng trống một.

Sử dụng phím tắt Ctrl + F để mở trực tiếp menu Find.

Bước 2: Di chuyển tới thẻ Home ở bên góc trái màn hình, chọn biểu tượng hình kính lúp Find & Select nằm trong nhóm tính năng Editing. Sau đó sẽ thấy một menu đổ xuống > chọn Find.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + F để mở trực tiếp menu Find.

Bước 3: Sau khi xuất hiện menu, bạn chọn theo các bước sau chọn Option để mở rộng các tùy chọn > ở mục Find what để trống không nhập nội dung gì > chọn tích Match entire cell contents > tại mục Within chọn Sheet > tại mục Look in đặt là Values > ấn nút Find All.

Các bước để tìm và xóa dòng trống trong Excel bằng Find

Ngay lập tức, Excel sẽ tìm kiếm và hiển thị những ô trống được tìm thấy trong phạm vi được chọn.

Bước 4: Chọn tất cả những ô trống đã tìm được trong Excel bằng cách kích chuột vào một dòng trống trong kết quả tìm kiếm > ấn tổ hợp phím Ctrl + A > ấn Close để đóng menu Find. Lúc này bạn có thể xóa các dòng trống trong Excel.

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để xóa những dòng trắng trong Excel

Xóa dòng trống trong Excel bằng Filter 

Bộ lọc Filter cũng là một trong những tính năng để người dùng có thể sử dụng xóa dòng trống Excel. Với chức năng này, bạn nhanh chóng tìm được các dòng trống trong các dữ liệu lớn và xóa chúng.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ phạm vi dữ liệu đã bao gồm cả các dóng trống.

Bước 2: Chuyển chuột đến tab Data > chọn Filter ở trong nhóm tính năng Sort & Filter. Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L để mở nhanh tính năng này.

Cách xóa dòng trống bằng Filter

Bước 3: Ngay lập tức sẽ xuất hiện các nút lọc dữ liệu ở các từng tiêu đề cột. Bạn có thể sử dụng những nút này để lọc dòng trống bằng cách:

• Kích vào nút chuyển đổi bộ lọc (hình tam giác ngược) ở một trong những cột tiêu đề.

• Chọn Select All để bỏ chọn tất cả các mục theo mặc định.

• Di chuyển xuống phía dưới cùng của bộ lọc để chọn Blanks 

Sau đó ấn OK để hoàn tất quá trình này.

Chọn chỗ trống (Blanks)

Bước 4: Sau khi lọc xong dữ liệu sẽ chỉ hiển thị dữ liệu của các khoảng trống. Bạn chọn các dòng trống này bằng cách kích chuột và giữ Ctrl để chọn lần lượt. số thứ tự hàng ở bên góc. Sau đó bạn có thể ấn xóa bằng bất kì cách nào bạn muốn:

• Kích chuột phải > Delete.

• Mở thẻ Home > kích nút Delete ở nhóm tính nắng Cels > chọn Delete Sheet Rows.

• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + -.

Thao tác xoá dòng trống

Kết quả sau khi hoàn thành như sau, như vậy là bạn đã biết thêm được một cách xóa dòng trắng trong excel nhanh chóng và dễ dàng rồi phải không.

Kết quả nhận được

Xóa dòng trống Excel qua bộ lọc nâng cao

Bên cạnh cách sử dụng bộ lọc Filter truyền thống thì Microsoft cũng cung cấp sử dụng bộ lọc nâng cao để có thể xóa dòng trông Excel.

Bước 1: Thiết lập phạm vi tiêu chí lọc. Ví dụ như trong ví dụ sau đây, chúng tôi sẽ chỉ lọc dựa trên một cột. Vì vậy, cần phải chọn một tiêu đề cột từ trong bảng dữ liệu. Bên dưới tiêu đề cột, chúng ta cần tiêu chí của mình (chúng tôi nhập =” để làm tiêu chí).

Bước 2: Xác định phạm vi dữ liệu để lọc.

Bước 3: Chuyển đến the Data trên thanh công cụ.

Bước 4: Trong nhóm tính năng Soft & Filter > chọn Advanced.

Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong Excel bằng bộ lọc nâng cao

Bước 5: Chọn tùy chọn Copy to another location trong hộp thoại mới.

Bước 6: Chọn phạm vi dữ liệu cần lọc, ô này sẽ được điền sẵn nếu phạm vi được chọn trước khi mở menu Advancer Filter. Nếu không, bạn chọn biểu tượng mũi tên ở mục List Range ở bên phải.

Bước 7: Thêm tiêu chí vào mục Criteria range.

Bước 8: Chọn một vị trí trong bảng dữ liệu để sao chép dữ liệu đã lọc.

Các bước để sử dụng tính năng bộ lọc nâng cao xóa dòng trống trong Excel

Bước 9: Chọn OK để hoàn tất thiết lập. Ngay lập bạn sẽ nhận được một bản sao dữ liệu ở vị trí mới mà không còn những dòng trồng nữa.

Xóa dòng trống trong Excel qua cách sắp xếp

Bên cạnh các chức năng Filter, Find thì chức năng sắp xếp dữ liệu Sort cũng được dùng để lọc và xóa những dòng trống trong Excel một cách nhanh chóng và đơn giản.

Bước 1: Bôi đen phạm vi dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn mục Data trên thanh công cụ > chọn nút Sort 

 

Các bước xóa dòng trống trong Excel bằng công cụ sắp xếp

Bước 3: Lúc này bạn có thể lựa chọn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần (Z – A) hoặc theo thứ tự tăng dần (A – Z). Lúc này các dòng trống trong phạm vi sẽ được xuất hiện cuối cùng của bảng dữ liệu, bạn có thể dễ dàng xóa chúng đi. 

Các dòng trống trong Excel sẽ được đẩy xuống cuối bảng

Để quay trở lại dữ liệu ban đầu, bạn cần thêm cột chỉ mục trước khi sắp xếp. Sau khi sắp xếp và xóa chúng đi, bạn sẽ sử dụng chỉ mục này để quay trở lại thứ tự ban đầu.

Xóa dòng trống trong Excel bằng Power Query

Power Query là công cụ nâng cao, nó tạo ra quy trình tự động trong việc tổ chức, xử lý và tái cấu trúc bảng dữ liệu. Để sử dụng bảng công cụ này, Excel của bạn phải ở phiên bản 2016 và Excel 2019 trở lên.

Power Query chuyển đổi dữ liệu nguồn thành bảng Excel và thay đổi định dạng như tô màu, đường viền và định dạng số. Vì vậy nếu có dữ liệu gốc quan trọng (dữ liệu như tiền tệ hoặc ngày tháng sẽ bị mất) thì bạn nên sử dụng các tính năng khác để xóa dòng trống trong Excel.

Bước 1: Xác định phạm vi bạn muốn xóa dòng trồng trong Excel.

Bước 2: Ở trên thanh công cụ, chọn thẻ Data > chọn nút Form Table/Range ở trong nhóm tính năng Get & Transform. Lúc này bảng dữ liệu Excel của bạn sẽ được đưa vào Power Query Editor.

Hướng dẫn sử dụng tính năng Pwer Query

Bước 3: Trên thẻ Home ở cửa sổ Power Query Editor chọn Remove Rows > Remove Blank Rows.

Ở Power Query Editor chọn Remove Rows rồi chọn Remove Blank Rows.

Bước 4: Chọn Close & Load  để tải bảng kết quả vào một Sheet mới và đóng cửa sổ Query Editor.

Kết quả thu được sau khi kết thúc quá trình

Kết quả trả về bạn sẽ nhận được bảng dữ liệu đã xóa dòng trống.

Kết luận

Như vậy, bài học hôm nay Unica đã giới thiệu cho bạn đọc 7 cách xóa dòng trống trong Excel cực kỳ nhanh và đơn giản hiệu quả. Và đừng quên nâng cao cho mình các kỹ năng xử lý số liệu, lập báo cáo cũng nắm trọn hệ thống hàm Excel thông dụng và quan trọng nhất với các khóa học Excel Online tại Unica. Đặt mua ngay cuốn sách Excel ứng dụng văn phòng với những kiến thức cơ bản giúp bạn nắm rõ các thủ thuật Excel trong lòng bàn tay.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách khóa dòng, khóa cột trong Excel chi tiết nhất