Autofill excel là gì? Cách dùng Autofill điền dữ liệu tự động

Nếu đang làm việc văn phòng, chắn hẳn việc làm việc với các bảng tính và dữ liệu là việc bạn thường xuyên thực hiện. Excel, một trong những phần mềm bảng tính phổ biến nhất, cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Một trong số đó chính là “Autofill”. Nhưng Autofill Excel là gì và làm thế nào để sử dụng tính năng này để điền dữ liệu một cách tự động? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về Autofill Excel, từ cách hoạt động đến cách áp dụng trong các tình huống thực tế. Cùng tìm hiểu cách tận dụng tính năng này để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc của bạn qua bài học Excel online ngày hôm nay nhé.

Autofill excel là gì?

Auto fill là gì? Autofill excel là một chức năng trong Excel, cho phép bạn tự động điền dữ liệu vào các ô liên tiếp theo một quy luật nhất định. Bạn có thể dùng Autofill để lặp lại một chuỗi, đồng bộ dữ liệu từ danh sách Autofill Options, điền công thức tự động hoặc điền nhiều hàng và cột cùng lúc.

auto-fill-trong-excel

Autofill trong Excel là gì? Hướng dẫn sử dụng Autofill trong Excel

Một số công dụng khi dùng autofill excel là gì?

Những công dụng chính khi dùng Autofill là để lặp chuỗi, đồng bộ dữ liệu nhập vào từ danh sách Autofill Options, điền công thức tự động và để điền nhiều hàng và cột cùng lúc. Chi tiết sẽ được trình bay ở dưới đây:

Tìm hiểu thêm:  Cách chèn File PDF vào Excel chi tiết nhất

1. Dùng để lặp chuỗi

Bạn có thể dùng Autofill để lặp lại một chuỗi ký tự, số, ngày tháng hoặc thứ tự trong các ô liên tiếp. 

Ví dụ: Sử dụng tính năng Autofill để lặp lại chữ Táo trong 8 ô.

Cách dùng autofill trong excel:

– Bước 1: Nhập chữ Táo vào ô A2. 

nhap-chu-tao.jpg

Nhập chữ Táo vào ô A2

– Bước 2: Kéo con trỏ chuột từ góc phải dưới của ô đó xuống ô A9 sẽ có được một dãy lặp lại từ Táo.

ket-qua.jpg

Kết quả 

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách “HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO”

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

2. Đồng bộ dữ liệu nhập vào từ danh sách Autofill Options

Bạn có thể dùng Autofill để đồng bộ dữ liệu nhập vào từ danh sách Autofill Options, là một danh sách các giá trị mặc định của Excel, như tháng, quý, năm, ngày trong tuần,… 

Ví dụ: Nhập các tháng trong năm vào các ô liên tiếp bằng cách dùng Autofill.

Cách sử dụng autofill trong excel: 

– Bước 1: Ở ô B21, bạn nhập “Tháng 1”.

nhap-thang-1.jpg

Nhập “Tháng 1”

– Bước 2: Kéo con trỏ chuột từ góc phải dưới của ô đó sang phải 12 ô sẽ thu được kết quả như sau:

ket-qua.jpg

>>> Xem thêm: Bật mí 2 cách xoá pivot table trong Excel siêu nhanh, đơn giản

3. Dùng để điền công thức tự động

Bạn có thể dùng Autofill để điền công thức tự động vào các ô liên tiếp, theo một quy luật nhất định. 

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 1:

bang-du-lieu.jpg

Yêu cầu: Tính điểm trung bình hai môn toán và văn của từng học sinh trong bảng 1.

Cách dùng tính năng autofill trong excel:

– Bước 1: Nhập công thức =AVERAGE(B33:C33) vào ô D33.

nhap-cong-thuc.jpg

Nhập công thức AVERAGE

– Bước 2: Nhấn enter, sẽ thu được kết quả là 5.15.

ket-qua-sau-nhap-cong-thuc.jpg

Kết quả sau khi nhập công thức AVERAGE

– Bước 3: Kéo con trỏ chuột từ góc phải dưới của ô D33 xuống hết bảng dữ liệu. Excel sẽ trả về kết quả tính như sau:

Tìm hiểu thêm:  Cách sử dụng hàm MOD chia lấy phần dư trong Excel đơn giản, có ví dụ

ket-qua.jpg

4. Điền nhiều hàng và cột cùng lúc

Bạn có thể dùng Autofill để điền nhiều hàng và cột cùng lúc, theo một quy luật nhất định. 

Ví dụ: Tạo bảng dữ liệu theo hàng ngang và hàng dọc từ 1 – 15 bằng cách dùng chế độ Autofill.

Cách làm:

– Bước 1: Đánh số thứ tự 1 và 2 ở ô A2, A3 và B2.

dien-so.jpg

Đánh số thứ tự 1 và 2 ở ô A2, A3 và B2

– Bước 2: Bôi đen 2 ô A2 và A3 rồi kéo xuống dưới tới ô A16 sẽ thu được chuỗi số từ 1 đến 15.

ket-qua-hang-doc.jpg

Kết quả kéo thả chuột

– Bước 3: Bôi đen 2 ô A2 và B2 rồi kéo sang bên phải tới ô O51 sẽ thu được chuỗi số từ 1 đến 15.

ket-qua.jpg

Kết quả

>>> Xem thêm: Cách sửa lỗi Font chữ trong Excel chỉ mất 5 giây

Cách autofill trong excel để nhập dữ liệu tự động

Ở phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn 2 cách autofill trong excel để nhập dữ liệu tự động như sau:

1. Tạo danh sách dữ liệu Custom List

excel

Nếu bạn muốn dùng Autofill với một danh sách dữ liệu do bạn tự tạo, bạn có thể tạo một danh sách dữ liệu Custom List trong Excel. Để làm được điều này, bạn cần làm theo các bước sau:

– Bước 1: Mở file Excel và chọn tab File.

 

Cai-dat-danh-sach-Auotfill-

Chọn tab File

  Chọn tiếp lệnh Options.

Cai-dat-danh-sach-Auotfill-

Chọn Options 

– Bước 2: Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced, kéo xuống phần General, chọn nút Edit Custom Lists.

Cai-dat-danh-sach-Auotfill-

Chọn nút Edit Custom Lists

Cai-dat-danh-sach-Auotfill

Cách cài đặt auto fill trong excel

– Bước 3: Tại cửa sổ Custom Lists, để nhập dữ liệu bên khung List entries, bạn nhấn Add. Khi hoàn thành, bạn nhấn Add thêm một lần nữa và nhấn OK.

Bây giờ, khi bạn nhập giá trị đầu trong List và sử dụng Autofill, Excel sẽ tự động điền dữ liệu cho bạn theo List.

Cai-dat-danh-sach-Auotfill

Excel sẽ tự động điền dữ liệu cho bạn theo List

2. Nhập dữ liệu từ bảng tính vào Custom List

Sau khi bạn đã tạo một danh sách dữ liệu Custom List, bạn có thể dùng Autofill để nhập dữ liệu từ danh sách đó vào các ô liên tiếp. Để làm được điều này, bạn cần làm theo các bước sau:

Tìm hiểu thêm:  Phân biệt giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng nhận kinh doanh Trong quá trình bước đầu thủ tục bắt đầu thành lập một doanh nghiệp, cần được cấp chứng nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng nhận kinh doanh thì mới có thể bắt đầu kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều người vẫn hay lầm tưởng về ý nghĩa bản chất của 2 loại giấy chứng nhận này. Vậy nên bạn cần nắm được và hiểu rõ qua sự phân biệt dưới đây.1. Khái niệm- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp có thể là văn bản điện tử hay một văn bản gồm các thông tin về đăng ký doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.- Giấy chứng nhận kinh doanh là một văn bản cấp cho các doanh nghiệp có kinh doanh ngành nghề  và cấp sau Giấy đăng ký doanh nghiệp.Điều kiện kinh doanh là yêu cầu mà doanh nghiệp phải có hoặc phải thực hiện khi kinh doanh ngành, nghề cụ thể. Được thể hiện bằng giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh,  chứng chỉ hành nghề; chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, yêu cầu về vốn pháp định; hoặc yêu cầu khác.Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp2. Pháp lý- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: là giấy chứng nhận của cơ quan hành chính công nhà nước. Nhà nước sẽ có nghĩa vụ phải bảo hộ quyền sở hữu tên doanh nghiệp.- Giấy chứng nhận kinh doanh: được cho phép của cơ quan quản lý nhà nước. Là quyền cho phép theo cơ chế xin - cho.3. Điều kiện cấp- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:+ Ngành nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh.+ Đặt tên doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp 2014.+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ.+ Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về phí và lệ phí.- Giấy chứng nhận kinh doanh.+ Đáp ứng đầy đủ điều kiện đối với mỗi ngành, nghề kinh doanh theo quy định của pháp luật như vốn pháp định, cơ sở vật chất, chứng chỉ hành nghề,...Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh4. Thủ tục cấp- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:+ Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp.+ Hồ sơ phải hợp lệ.- Giấy chứng nhận kinh doanh:– Giấy đề nghị.– Giấy chứng nhận doanh nghiệp bản sao.– Các văn bản chứng minh đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh.Ngoài ra tuỳ vào từng loại giấy cụ thể mà có các tài liệu, văn bản đi kèm khác nhau.Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định, kiểm tra các điều kiện. Nếu hồ sơ và điều kiện thực tế đáp ứng đầy đủ sẽ được cấp giấy phép kinh doanh.5. Thời hạn tồn tại- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: do nhà đầu tư tự quyết, không bắt buộc ghi vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.- Giấy chứng nhận kinh doanh: do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép ghi vào giấy phép, thường thời hạn giới hạn đến vài tháng hoặc vài năm.6. Quyền nhà nước- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu như doanh nghiệp đã nộp đủ hồ sơ thủ tục.- Giấy chứng nhận kinh doanh: đầy đủ những điều kiện và hồ sơ nhưng cơ quan Nhà nước vẫn có thể từ chối để bảo vệ lợi ích cộng đồng, có thể hạn chế số lượng.Trên đây là sự phân biệt bản chất của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng nhận kinh doanh với những thông tin quan trọng và trọng tâm nhất. Giống nhau ở một số những điều nhất định nhưng đa số là khác nhau. Vậy nên ở cách phân biệt này hy vọng những ai còn hay nhầm lẫn về 2 loại giấy này thì có thể phân biệt được một cách rõ ràng hơn. Cùng với đó, các vấn đề về thuế được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu để doanh nghiệp có thể vận hành và đảm bảo tính pháp lý. Đó là lý do mà việc nắm vững Pháp luật thuế chắc chắn là vấn đề mà doanh nghiệp không thể "bỏ lơ".Chúc doanh nghiệp của bạn phát triển thành công!>> Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh online cho các doanh nghiệp nhỏ>> Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp nào? 11/03/2019 2164 Lượt xem

– Bước 1: Mở Excel, chọn tab File, chọn Options.

– Bước 2: Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced, kéo xuống phần General, chọn nút Edit Custom Lists.

– Bước 3: Tại cửa sổ Custom Lists, bạn nhập địa chỉ của vùng dữ liệu hoặc nhấn nút chọn vùng dữ liệu, sau đó chọn dữ liệu trong bảng tính. Cuối cùng là nhấn Import và nhấn OK để hoàn thành.

Cai-dat-danh-sach-Auotfill

Cách cài đặt Autofill Excel 

>>> Xem thêm: 8 cách đánh thứ tự trong excel cực nhanh và đơn giản

Cách tắt Autofill trong Excel

Nếu bạn không muốn dùng Autofill trong Excel, bạn có thể tắt chức năng này. Để làm được điều này, bạn cần làm theo các bước sau:

– Bước 1: Mở Excel, chọn tab File, chọn Options.

– Bước 2: Trong cửa sổ Excel Options, chọn Advanced, kéo xuống phần Editing options, bỏ chọn ô Enable fill handle and cell drag-and-drop.

– Bước 3: Nhấn nút OK để đóng cửa sổ Excel Options.

 

Xoa-du-lieu-Custom-List

Xóa dữ liệu khỏi Custim List

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ thông tin autofill excel là gì. Đây là một chức năng rất hữu ích trong Excel, cho phép bạn nhập dữ liệu tự động một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể dùng Autofill để lặp lại một chuỗi, đồng bộ dữ liệu từ danh sách Autofill Options, điền công thức tự động, hoặc điền nhiều hàng và cột cùng lúc. Bạn cũng có thể tạo một danh sách dữ liệu Custom List do bạn tự tạo, và dùng Autofill để nhập dữ liệu từ danh sách đó vào các ô liên tiếp. Nếu bạn không muốn dùng Autofill trong Excel, bạn có thể tắt chức năng này trong cài đặt của Excel. Hy vọng bài viết của tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Autofill excel và cách dùng nó.

Cảm ơn và chúc các bạn thành công!