Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà không mất dữ liệu

Gộp ô trong excel là thao tác thường gặp trong excel. Việc này giúp hình thức của tài liệu trở nên chuyên nghiệp và đẹp hơn. Hãy cùng Unica tìm hiểu Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà không mất dữ liệu. Tìm hiểu ngay.

Tại sao nên gộp ô trong Excel?

Gộp ô trong Excel là một thao tác đơn giản, tạo nên hình thức đẹp, chỉn chu và chuyên nghiệp giúp tài liệu trở nên rõ ràng, dễ đọc hơn. Bằng những thao tác cơ bản.

Gộp ô trong Excel đem lại nhiều lợi ích

Việc gộp ô đem đến những lợi ích như:

• Tăng tính thẩm mỹ: Khi các ô được gộp lại với nhau bảng tính trông gọn gàng hơn, dễ hiểu, giúp người đọc dễ dàng theo dõi hơn.

• Hạn chế sự lặp lại: Trong quá trình xây dựng bảng biểu, việc có những thành phần trùng lặp là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc gộp ô giúp hạn chế sự lặp lại, tăng tính logic mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cho.

• Thể hiện các dữ liệu liên quan: Việc gộp ô còn giúp phân nhóm các dữ liệu hiệu quả. Qua đó, người đọc dễ dàng nhận ra các dữ liệu liên quan đến nhau.

• Tiết kiệm diện tích trên bảng biểu: Khi gộp các ô với nhau sẽ làm giảm diện tích sử dụng trên bảng tính, giúp tiết kiệm diện tích và làm bảng tính sạch sẽ, gọn gàng hơn.

Tuy nhiên, trong quá trình gộp Excel sẽ làm mất dữ liệu trong các ô được gộp lại vì vậy để hạn chế việc làm hỏng các dữ liệu quan trọng, bạn nên sao chép lại nội dung đó vào một ô mới.

Cách cách gộp ô trong excel

Có nhiều cách để bạn có thể gộp ô trong Excel, tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu của bạn. Dưới đây là một số cách phổ biến và hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng:

Gộp ô bằng Justify

Justify là một chức năng dùng để gộp nhiều ô thành một ô trong Excel. Cách này giúp bạn ghép nối các giá trị trong một cột được chỉ định hợp nhất với nhau thành một ô duy nhất.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định dữ liệu mà bạn muốn gộp thành một. Bạn điều chỉnh độ rộng của cột sao cho nó chứa vừa tất cả các thông tin bạn cần gộp.

 

Kéo rộng cột B

Sau đó, bạn chọn phần dữ liệu đó bằng cách bôi đen.

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần gộp

Bước 2: Ở trên thanh công cụ, chọn tab Home > chọn Fill ở trong nhóm Editing > nó sẽ hiện ra một menu và bạn chọn Justify.

Chọn Justify để gộp ô trong Excel

Sau khi hoàn thành các bước, tất cả các giá trị đều được gộp lại thành một với nhau và ở cùng trong một ô.

Kết quả thu được sau khi sử dụng Justify để gộp ô trong Excel

Khi sử dụng lệnh Jistify bạn cần lưu ý những điều sau:

• Dữ liệu cần gộp cần nằm trong cùng một cột.

• Chỉ thực hiện được với dữ liệu dạng văn bản, dữ liệu dạng công thức hoặc số không thể sử dụng Justify.

• Các dữ liệu trong vùng được chọn cần tiếp nối với nhau, không được có ô trống ở giữa.

• Chiều rộng của ô gộp cần phải đủ dài để chứa dữ liệu sau khi được gộp.

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách “HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO”

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Cách hợp nhất ô trong excel bằng CONCATENATE

Excel cũng cung cấp hàm CONCATENATE có sẵn để dành cho việc gộp ô thủ công. Hàm CONCATENATE dùng để nối hai hoặc nhiều ô văn bản thành một ô duy nhất mà vẫn đảm bảo nguyên được dữ liệu gốc.

Cú pháp như sau:

=CONCATENATE(text1, text 2,…)

Trong đó:

• text1, text2,… là một ô trong bảng tính, hoặc một kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,…

Ngoài ra hàm Concatenate cho phép nhận 255 ô hoặc chuỗi ký tự. Giữa các text 1, text 2 bạn có thể thêm các ký tự ngăn cách để dễ nhìn hơn.

Ví dụ, cho một bảng dữ liệu sau, dưới đây là các bước thực hiện hàm Concatenate trong Excel:

Bảng ví dụ dữ liệu 2

Bước 1: Nhập hàm =CONCATENATE(E3,” ”,F3) vào ô G3. Trong đó E3 và F3 là ô tính chứa dữ liệu cần gộp, “ ” là ký tự ngăn cách.

Nhập công thức vào ô G3

Bước 2: Nhấn Enter sẽ thu về được kết quả là Nguyễn Văn Linh.

Kết quả sau khi nhập công thức

Áp dụng tương tự cho các dải ô khác bằng cách kéo thả chuột xuống bên dưới để hoàn thiện các ô tương tự. Bạn thu được bảng kết quả gộp họ và tên trong Excel như hình dưới đây:

Kết quả gộp dữ liệu

Cách gộp ô trong Excel bằng chức năng Merge & Center

Tính năng Merge & Center giúp gộp nhiều ô thành một ô một cách nhanh gọn, dễ dàng. Tuy nhiên, nó chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên bên trái thuộc vùng được chọn và không cho phép áp dụng công thức lên ô đã gộp.

Cách thực hiện tính năng này như sau:

Bước 1: Bôi đen các ô liền kề nhau mà bạn muốn gộp lại.

Bôi đen phần dữ liệu mà bạn muốn gộp

Bước 2: Mở thẻ Home > chọn mục Alignment. Hoặc bản có thể ấn chuột phải để hiển thị menu > chọn biểu tưởng gộp ô Merge & Center.

Các bước sử dụng tính năng Merge&Center

Ngoài kiểu gộp ô thông thường, tính năng Merge & Center còn có nhiều kiểu gộp ô khác cho người dùng lựa chọn

• Merge & Center: Gộp nhiều ô thành một ô duy nhất và căn giữa thông tin trong ô.

• Merge Across: Gộp nhiều ô được chọn thành từng hàng riêng biệt.

• Merge Cells: Nhiều ô được gộp thành một ô duy nhất và không căn giữa thông tin trong ô đó.

• Unmerge Cells: Dùng để hủy gộp ô, tuy nhiên sẽ không quay lại dữ liệu ban đầu nếu trước đó các ô của bạn có chứa thêm các dữ liệu khác.

Kết quả thu được sau khi thực hiện lệnh Merge&Center

Cách merge trong excel bằng dùng phím tắt

Bản chất của việc sử dụng phím tắt trong Excel của gộp ô là dùng tính năng Merge & Center. Phím tắt này giúp làm giảm các bước, giúp tiết kiệm thời gian khi gộp ô. 

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen để xác định và chọn các ô mà bạn muốn gộp

Sử dụng lần lượt Alt > H > M và phím C/A/M/U để thực hiện chức năng gộp

Bước 2: Nhấn lần lượt các phím sau Alt > H > M > các phím tắt theo chức năng. Bạn có thể lựa chọn các phím tắt theo chức năng như sau:

• C (Merge and Center): Gộp và căn lề giữa cho các ô.

• A (Merge Across): Gộp các ô theo từng hàng riêng biệt.

• M (Merge Cells): Gộp ô không căn lề giữa.

• U (Unmerge Cells): Hủy các ô đã gộp.

Kết quả thu được sau khi thực hiện lệnh Merge&Center

>>> Xem thêm: Giới thiệu cách đánh dấu mũ trong excel mà bạn nên biết

Cách gộp ô trong Excel không làm mất dữ liệu bằng toán tử &

Toán tử & là cách kết hợp một hoặc nhiều ô hoặc chuỗi văn bản để tạo thành một đoạn văn duy nhất. Khi sử dụng cách này, bạn có thể ghép 2 hoặc nhiều ô trong Excel một cách nhanh chóng mà không ảnh hưởng tới dữ liệu.

Công thức như sau:

= text 1 & text 2 …

Trong đó:

• text 1 và text 2 là chuỗi văn bản hoặc là các ô cần gộp trong Excel.

• Bên trong công thức có thể chứa một hoặc nhiều kí tự ngăn cách như “,” hoặc “:”,…

• Nếu bạn nhập chuỗi văn bản cần phải được bắt đầu và kết thúc bằng ký tự “

Các bước áp dụng như sau:

Bước 1: Trong bảng dữ liệu dưới đây, nhập công thức toán tử  =B3&” “&C3

Hướng dẫn sử dụng toán tử & để gộp dữ liệu

Bước 2: Nhấn Enter và được kết quả như hình.

Kết quả thu được sau khi sử dụng toán tử & để gộp ô trong Excel

Áp dụng tương tự với các ô tiếp theo để thu được bảng dữ liệu mới sau đây.

Áp dụng tương tự với các ô tiếp theo bằng cách kéo thả chuột

Lưu ý khi thực hiện nối ô trong excel

Khi sử dụng tính năng gộp ô trong Excel, bạn cần lưu ý những điều sau để không làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng:

• Khi thực hiện gộp ô và cột với nhau thì chỉ dữ liệu ở ô dữ liệu đầu tiên bên trái của các cột dữ liệu được chọn, dữ liệu ở các ô còn lại sẽ bị xóa.

• Nếu công cụ Merge & Center chuyển sang màu xám thì có thể ô bạn vừa chọn đã được chỉnh sửa rồi. Bạn nhấn thử Enteer để các ô có thể được gộp lại với nhau.

• Khi làm việc với các ô có chứa công thức trong Excel thì không có cách nào để hợp nhất các ô. Bạn cần phải thay đổi các công thức thành ô dữ liệu bình thường (Cách làm như sau: bấm chuột phải vào bảng > chọn Table > vào mục Convert to Range) sau đó mới thực hiện việc gộp ô.

• Hiện nay ứng dụng Excel chưa được tích hợp sẵn công cụ hỗ trợ lựa chọn giữa những ô đã gộp và chưa gộp. Vậy nên nếu bạn cần làm thì sẽ phải thực hiện theo cách thủ công.

Lưu ý khi thực hiện nối ô trong excel

Kết luận

Trong bài viết này, Unica đã giới thiệu cho bạn về cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà bạn nên bỏ túi ngay lập tức. Tôi đã trình bày cho bạn sáu cách phổ biến và hiệu quả nhất để gộp ô trong Excel, cũng như một số lưu ý khi thực hiện việc này. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn làm việc với Excel một cách thuận tiện và hiệu quả hơn. Bạn đọc muốn học Excel từ cơ bản đến nâng cao hãy đặt mua ngay sách Excel từ giảng viên uy tín tại Unica.

Video hướng dẫn chức năng gộp ô trong Excel