3 cách chia cột trong excel mà bạn cần biết để làm việc hiệu quả

Cách chia cột trong Excel là một thao tác đơn giản để tách dữ liệu ra hoặc chia thành các cột riêng biệt, theo các tiêu chí nhất định. Đây là một thao tác giúp bảng dữ liệu Excel của bạn trở nên gọn gàng, khoa học và logic hơn. Qua bài viết này, Unica sẽ hướng dẫn bạn cách chia cột trong Excel nhanh chóng và chính xác nhất để tăng hiệu quả trong công việc của bạn.

Khi nào cần chia cột, lợi ích của việc chia cột trong Excel?

Chia cột trong Excel là một kỹ năng quan trọng, đem đến lợi ích như là:

• Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu: Dễ dàng loại bỏ những khoảng trắng thừa, những ký tự không mong muốn, định dạng lại dữ liệu theo chuẩn quốc tế.

• Phân tích và thống kê dữ liệu: Dễ dàng kết hợp, sử dụng các công thức, hàm, bảng pivot, biểu đồ,… để khai thác và trình bày dữ liệu một cách khoa học, sinh động.

• Nâng cao hiệu quả công việc: Tiết kiệm thời gian, công sức khi không phải nhập lại dữ liệu từ đầu hoặc sửa lỗi do nhập sai.

Bên cạnh những lợi ích nó mang lại, có một vài trường hợp mà người dùng cũng cần phải sử dụng đến tính năng chia cột trong Excel.

Chia cột trong Excel giúp phân tích và thống kê dữ liệu dễ dàng hơn

Trường hợp 1: Dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu câu, dấu phân tách 

Đây là trường hợp thường xuyên xảy ra trong khi nhập liệu trên Excel. Nó xảy ra khi các dữ liệu được xuất ra từ các file Word, Access,… chuyển sang Excel. Các chuỗi ký tự này sẽ được ngăn cách bởi các dấu như dấu phẩy, dấu gạch nối, dấu ngoặc đơn,… trông rất thẩm mỹ.

Trường hợp 2: Dữ liệu quá dài, từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau 

Đây là trường hợp mà bạn nhập các dữ liệu giống mã code, mã hàng hóa, mã nhân viên, mã khách hàng,… thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau. Đây là trường hợp hiếm xảy ra nhưng lại dễ dàng giải quyết bằng cách chia cột.

Hướng dẫn 3 cách chia cột trong excel

Có nhiều cách để chia cột trong excel, nhưng ở bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ giới thiệu cho bạn 3 cách phổ biến và dễ áp dụng nhất là chia cột trong excel bằng Text to Columns, chia cột trong Excel bằng các công thức và tách ô thành nhiều hàng dựa vào dấu xuống dòng với mã VBA.

Cách chia cột trong Excel bằng Text to Columns

Tính năng Text to Columns có thể sử dụng để giải quyết trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu câu, dấu phân tách:

• Ưu điểm: Dễ dàng và nhanh chóng thực hiện và cho phép người dùng trực tiếp chia cột khi đang nhập liệu.

• Nhược điểm: Không có nhiều lựa chọn để chia cột.

Qua ví dụ dưới đây, Unica sẽ hướng dẫn các bước sử dụng Text to Columns để chia cột trong Excel:

Ví dụ thông qua bảng dữ liệu sau

Các bước chia cột trong Excel:

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu bạn muốn chia cột > bôi đen để chọn vùng dữ liệu đó.

Bôi đen vùng dữ liệu cần chia cột trong Excel

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data > chọn tính năng Text to Columns.

Trên thanh công cụ chọn thẻ Data và chọn tính năng Text to Columns 

Bước 3: Lúc này xuất hiện cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện ra. Trong đó:

• Delimited: Chia cột theo các ký tự ngăn cách hoặc dấu câu giữa hai phần dữ liệu (dấu phẩy, khoảng trắng, dấu gạch ngang,…).

• Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Xuất hiện cửa sổ Convert Text to Columns Wizard

Bước 4: Theo như dữ liệu của mình, chọn ô Delimited > ấn vào Next.

Chọn tích vào ô phù hợp với kiểu dữ liệu của mình

Bước 5: Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại mới là Delimiters để bạn chọn các điều kiện tách. Bạn có thể xem trước định dạng hiển thị ở mục Data Preview ở bên dưới.

Lưu ý các ý nghĩa của ký tự:

• Tab: Dữ liệu phân tách từ một khoảng trắng lớn.

• Semicolon: Dữ liệu phân tách từ dấu chấm phẩy.

• Comma: Dữ liệu phân tách từ dấu phẩy.

• Space: Dữ liệu phân tách bằng khoảng trắng (Space).

• Other: Dữ liệu phân tách bằng một ký tự khác theo tùy chỉnh của người dùng.

Tích để chọn điều kiện chia cột trong hộp thoại Delimiters

Theo dữ liệu ở ví dụ trên, chúng ta sẽ chọn Other và điền dấu gạch ngang “-” vào ô tùy chỉnh. 

Điền dấu “-” vào ô Other 

Bước 6: Tiếp theo ở cột Column data format bạn dùng để điều chỉnh định dạng và ở phần Destination để điều chỉnh vị trí cột sẽ xuất hiện.

Trong đó:

• General: Không định dạng.

• Text: Kiểu văn bản.

• Date: Kiểu ngày, tháng, năm.

• Do no import column (Skip): Cột mà được chọn dòng này sẽ không hiển thị kết quả.

Ở ví dụ này, Unica sẽ tích chọn General và tại mục Destination điền ô A1.

Tích chọn General và tại mục Destination điền ô A1

Bước 7: Sau khi đã cài đặt sau, bạn chọn Finish để chia cột trong Excel.

Ấn Finish để hoàn thành

Kiểm tra lại kết quả sau khi đã hoàn thành chia cột trong Excel.

>>> Xem thêm: Học tin học văn phòng chỉ từ 99K

Kiểm tra lại kết quả

 

Cách chia cột trong Excel theo vị trí của ký tự

Với cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết được trường hợp dữ liệu quá dài với số lượng kỹ tự bằng nhau.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dưới đây:

Cho bảng dữ liệu

Yêu cầu: Tách dòng các mã ra thành từng cột khác nhau. 

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở 1 File Excel mới, trên thanh công cụ chọn thẻ Data > Chọn New Query.

Chọn New Query

Bước 2: Chọn tiếp From File, sau đó chọn From Workbook. 

Chọn From Workbook để chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel

Bước 3: Trong cửa sổ Import Data, bạn chọn File cần chia cột, sau đó nhấn chọn Import. 

Nhấn chọn Import

Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột rồi nhấn Transform Data.

Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột

Bước 5: Tiếp tục nhấn vào Split Column, sau đó bạn chọn các điều kiện muốn chia cột Excel.

Trong đó: 

• By Delimiter: Chia cột bởi dấu phân cách

• By Number of Characters: Chia cột bởi số lượng ký tự

• By Positions: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự

• By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa

• By Uppercase to Lowercase: chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường

• By Digit to Non-Digit: Chứa cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.

• By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ só đến có chữ số. 

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel

Bước 6: Chọn vào mục By Number Of Characters. 

Chọn By Number Of Characters

Bước 7: Trong cửa sổ mới hiện lên, trong Split bạn tích chọn Repeatedly.

Ở phần Number of Characters bạn điền số 7. 

Tích chọn Repeatedly

Bước 8: Tiếp tục chọn Advances Options trong của sổ mới rồi chọn kiểu dòng, cột sử dụng. Cuối cùng nhấn OK. 

Chọn Advances Options và nhấn OK

Bước 9: Trong trường hợp dữ liệu chia không được như mong muốn, bạn có thể thực hiện thao tác xóa định dạng chia cột đã thực hiện ở phần Query Settings và thực hiện lại thao tác từ bước 1. 

Thao tác xóa định dạng chia cột 

Bước 10: Nhấn vào mũi tên tam giác trỏ xuống ở Close Load. Sau đó, bạn chọn Close & Load là đã hoàn thành xong cách chia cột trong bảng excel.

Hoàn thành xong cách chia cột trong bảng excel

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách “HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO”

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Cách chia cột trong Excel bằng các công thức

Ngoài Text to Columns, bạn cũng có thể sử dụng các công thức trong excel để tách một ô hoặc một cột thành nhiều ô hoặc cột khác. Một số công thức hữu ích cho việc này là:

• LEFT: Trả về một số ký tự bên trái của một chuỗi

• RIGHT: Trả về một số ký tự bên phải của một chuỗi

• MID: Trả về một số ký tự ở giữa của một chuỗi

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 2:

Cho bảng dữ liệu

Yêu cầu: Dùng hàm để tách riêng cột Họ và Tên của từng người trong bảng dữ liệu 2.

Cách chia cột trong excel:

Bước 1: Ở ô B18, bạn nhập công thức =LEFT(A18;FIND(” “;A18)-1).

Nhập công thức LEFT

Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là Trần.

Kết quả sau khi nhập công thức 

Bước 3: Kéo chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được kết quả họ của những người xuất hiện trong bảng 2 như sau:

Kéo chuột xuống các ô bên dưới

Bước 4: Nhập công thức =RIGHT(A18;LEN(A18)-FIND(” “;A18)) vào ô C18.

Nhập công thức vào ô C18

Bước 5: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là Nguyễn Thành Chung.

Kết quả trả về sau khi nhập công thức

Bước 6: Kéo thả chuột xuống phía dưới sẽ thu được bảng kết quả như sau:

Kéo chuột xuống các ô bên dưới

Kết luận

Trong bài viết này, tôi đã giới thiệu cho bạn 3 cách chia cột trong excel mà bạn cần biết để làm việc hiệu quả. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn trong việc xử lý các dữ liệu trong excel. Nếu bạn có thắc mắc hoặc góp ý gì, hãy để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn các bạn đã theo dõi những chia sẻ về học Excel cấp tốc và chúc thành công!

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo đường chéo trong ô excel chi tiết nhất

>>> Xem thêm: Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà bạn nên bỏ túi ngay lập tức

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách chuyển hàng thành cột trong excel cực đơn giản