Tin NóngBảng chấm công là những bảng chứng từ vô cùng quan trọng trong cơ quan tổ chức doanh nghiệp, đây là nơi ghi lại lưu trữ các thông tin ngày phép giờ làm việc công thực hiện của mỗi người. Vậy bạn đã tạo và sử dụng mẫu mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 hay hay chưa? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của UNICA nhé!
Phương pháp chấm công
- Chấm công ngày: khi người lao động làm việc tại đơn vị. Hay khi họ làm việc khác như hội nghị, họp, thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
- Chấm công theo giờ: là hình thức người lao động làm bao nhiêu công việc trong ngày thì sẽ chấm công theo các ký hiệu đã quy định. Và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian. Nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.
Chấm công là phương pháp quản lý nhân sự được nhiều đơn vị áp dụng
Một số quy ước trong mẫu bảng chấm công theo thông tư 133
- X: Công trong giờ ngày thường 8 tiếng, nếu ít hơn 8 giờ, ghi số giờ.
- P: Phép hưởng lương.
- L: lễ nghỉ hưởng lương.
- TC: Tăng ca chủ nhật, nếu tăng ca ít hơn 8 giờ ghi số giờ.
- TCL: tăng ca lễ, nếu tăng ca ít hơn 8 giờ ghi số giờ.
- NB: Nghỉ bù hưởng lương.
Chủ nhật, lễ, tăng ca nếu nghỉ bù đánh TB (không tính lương, do đó NB tính lương). Số ngày nghỉ bù tương ứng nên có sheet theo dõi riêng. Số giờ làm việc ghi số. Quy ước tính số ngày công, giờ công:
- Ngày thường: tăng ca sau 5 giờ nhân 1.5, sau 9 giờ nhân 2
- Chủ nhật: nhân 1.5, tăng thêm giờ sau 5 giờ nhân 2, sau 9 giờ nhân 3
- Lễ: Nhân 3, tăng thêm giờ sau 5 giờ nhân 4.5
- Các hệ số nhân này ghi vào dòng 9 tại các cột tương ứng.
Một số quy ước trong bảng chấm công
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133
Bảng chấm công theo thông tư 133/2016/TT-BTC được quy định theo mẫu số 01a-LĐTL với mục đích theo dõi các cấp bậc công nhân nhân viên để xem ngày công, nghỉ từ đây để chốt trả tiền lương cuối tháng. Bảng chấm công gồm các phần cụ thể như sau:
- Tên đơn vị: đặt trên cùng bên trái 2 dòng gồm tên và địa chỉ.
- Tên bảng: “Bảng chấm công” nằm chính giữa dưới thông tin đơn vị.
- Mẫu bảng: cả phần này để trong textbox.
- Thời gian: phân biệt các bảng chấm công của các ngày tháng khác nhau. Mỗi ô chứa dữ liệu là tháng năm đặt ở những ô riêng để có xác định các ngày trong tháng.
- Nội dung bảng chấm công: gồm có các cột ô chứa họ tên chức vụ cấp bậc, ngạch bậc lương của từng người, ghi các ngày trong tháng, công hưởng của mỗi người căn cứ theo từng đơn vị mà phân chia các ô đầy đủ phù hợp.
- Thời gian, người ký tên: bảng chấm công này được lập ra từ ai thuộc bộ phận nào, người lập ra bảng chấm công này phải bảo đảm và chịu trách nhiệm về tính chính xác về bảng này bằng việc ký tên để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc tính lương này.
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 133
Ký hiệu chấm công:
- Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.
- Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.
- Cột 1 đến cột 31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).
- Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
- Cột 33: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng.
- Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng.
- Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.
Vào mỗi cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng những chứng từ có liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không lương về bộ phận kế toán để họ kiểm tra, đối chiếu để cách tính lương và bảo hiện xã hội. Kế toán tiền lương và căn cứ vào các kỹ hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32,33,34,35
Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa.
Đăng ký khoá học Tuyển dụng online ngay để nhận ưu đãi. Khóa học sẽ giúp bạn bóc tách những sai lầm cố hữu trong khâu tuyển dụng, biết cách lên hệ thống câu hỏi phỏng vấn dành cho ứng viên và nhanh chóng tuyển chọn được nhân tài cho doanh nghiệp của bạn.
Trang điểm cá nhân pro tại nhà
Nguyễn Thu Thủy
Trang điểm cơ bản cho người mới bắt đầu
Mai Phan
Trang điểm cá nhân cho người mới bắt đầu
Nguyễn Mỹ Duyên
Các lỗi thường gặp khi sử dụng bảng chấm công
Việc sử dụng bảng chấm công mặc dù giúp phòng nhân sự quản lý nhân viên tốt hơn nhưng phương pháp này vẫn còn một số hạn chế. Trong quá trình sử dụng, bạn có thể sẽ gặp một số lỗi như sau:
Sai sót trong việc tính toán giờ làm việc
Trong quá trình dùng mẫu bảng chấm công, bộ phận nhân sự cần theo dõi sát sao thời gian tới và về của nhân viên. Dù là người cẩn thận vẫn sẽ có lúc ghi chép sai số liệu khiến việc tính toán thời gian làm việc thực tế sẽ có sự nhầm lẫn. Một số trường hợp, con số chênh lệch có thể lên tới hàng chục phút gây ảnh hưởng tới kết quả tính lương. Đó là còn chưa kể, số lượng nhân viên trong bảng chấm công thường rất lớn nên việc ghi chép sai số liệu là điều không thể tránh khỏi.
Trong quá trình dùng bảng chấm công, bộ phận nhân sự cần theo dõi sát sao thời gian tới và về của nhân viên
Nhân viên không đúng giờ vào/ra
Nhiều doanh nghiệp đề ra giờ vào làm của nhân viên vào một thời gian cụ thể. Những nhân viên tới công ty sau thời gian này sẽ bị tính là đi làm muộn và bị trừ tiền. Đặc biệt, việc dùng bảng chấm công sẽ khiến kế toán mất nhiều thời gian tính toán lại thời gian làm việc cụ thể của từng nhân sự. Việc này sẽ khiến thời gian làm việc của kế toán tăng lên để có thể xử lý được khối lượng lớn công việc phát sinh.
Cách sửa lỗi và tối ưu hóa bảng chấm công
Muốn tối ưu mẫu bảng chấm công, bạn cần thực hiện kiểm tra bảng chấm công định kỳ, đào tạo nhân viên dùng bảng chấm công hoặc dùng phần mềm hỗ trợ chấm công. Mỗi phương pháp sẽ được chúng tôi đề cập ở phần dưới đây:
Kiểm tra định kỳ bảng chấm công
Việc kiểm tra định kỳ bảng chấm công sẽ tránh tình trạng sót số liệu hoặc nhầm số liệu. Tốt nhất, bạn nên kiểm tra bảng chấm công 1 lần/ngày, không nên bỏ bê việc kiểm tra trong thời gian dài. Ngoài ra, trong mỗi bảng chấm công bạn nên giới hạn số lượng nhân sự mình cần quản lý. Đừng để quá nhiều số liệu trên cùng một bảng chấm công vì việc này sẽ khiến bạn dễ bị rối trong việc theo dõi và xử lý số liệu.
Thực hiện đào tạo cho nhân viên về việc sử dụng bảng chấm công
Để giảm tải lượng công việc cho kế toán, công ty cần đào tạo nhân viên sử dụng bảng chấm công. Tới cuối tháng, kế toán sẽ thu lại bảng chấm công của từng người để đối chiếu với bảng của mình. Việc kiểm tra thế này sẽ giảm tình trạng bỏ sót số liệu hoặc ghi chép nhầm. Ngay khi phát hiện ra chênh lệch số liệu, bạn có thể đối chiếu lại ngay.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ bảng chấm công
Cách tốt nhất để giảm tải lượng công việc cho kế toán đó là sử dụng máy chấm công. Thiết bị này sẽ được tích hợp cùng phần mềm quản lý chấm công nên giúp thời gian làm việc của kế toán tối ưu hơn. Số liệu do máy móc ghi nhận đạt độ chính xác 100% nên bạn không cần lo bị nhầm hoặc có vấn đề xảy ra với số liệu.
Sử dụng phần mềm chấm công
Kết luận
Trên đây hướng dẫn tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 để theo dõi quản lý công nhân, nhân viên ngày lương công được hưởng. Việc tính công của nhân viên trong một doanh nghiệp đơn vị lớn sẽ tốn thời gian với cách tính thủ công, là một kế toán bạn cần có những tính chuyên nghiệp trên excel để có thể thuận tiện cho công việc và rút ngắn thời gian làm việc của mình. Cùng tìm hiểu các quy định mới nhất trong bộ luật lao động mà bạn nên biết.