Cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets chi tiết

Khi bạn chia sẻ trang Google Sheet cho người cộng tác, người sử dụng nhập các dữ liệu vào thì cần phải có điều kiện để người sử dụng nhập đúng. Và Data Validation chính là 1 giải pháp giúp bạn làm điều đó. Chính vì vậy ở bài viết sau mình sẽ hướng dẫn bạn cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets. Hãy bắt đầu thôi nào!

Data Validation là 1 công cụ trong Google Sheet có thể giúp bạn cố định những dữ liệu ở 1 ô và người sử dụng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác vào. Data Validation thường hay được sử dụng trong các tờ phiếu, đơn giá, kiểm kê để tránh bị nhầm lẫn.

Ứng dụng của Data Validation trong Google Sheet:

• Giúp bạn tạo được những ô dữ liệu xổ xuống.
• Giúp bạn đặt cố định các dữ liệu trong ô Google Sheet.
• Giúp bạn thực hiện chỉnh sửa, nhập dữ liệu nhanh mà không bị sai xót.

Mở Google Sheet > Tô chọn dữ liệu cần định dạng > Dữ liệu (Data) > Xác thực dữ liệu (Data Validation) > Ở phần Điều kiện (Criteria) > Chọn kiểu dữ liệu phù hợp > Tích chọn Hiển thị cảnh báo (Show warning) > Lưu để tạo Data Validation cho dãy ô đã chọn.

Mình có 1 ví dụ như sau, ở ví dụ này mình sẽ giới hạn dữ liệu số ở phần Năm sinh từ 1970 – 2000 để người dùng nhập đúng trong khoảng này.

Ví dụ

Bước 1: Mở Google Sheet > Tô chọn dữ liệu cần định dạng (Ở đây mình sẽ tô chọn cột Năm sinh).

Mở Google Sheet > Tô chọn dữ liệu cần định dạng

Bước 2: Chọn Dữ liệu (Data) > Chọn Xác thực dữ liệu (Data Validation).

Chọn Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu

Bước 3: Ở phần Điều kiện (Criteria) > Chọn kiểu dữ liệu phù hợp.

Trong đó:

• List from a range (Danh sách từ một dãy ô): Giúp bạn tạo được 1 danh sách xổ xuống của 1 dãy dữ liệu bạn đã chọn.
• List of items (Danh sách mục): Giúp bạn tạo 1 danh sách xổ xuống các dữ liệu bạn nhập vào ở ô, các mục phải được ngăn cách bởi dấu phẩy.
• Number (Số): Giúp bạn tạo các điều kiện cho dãy ô theo dạng số, bạn có thể tùy chỉnh điều kiện số trong khoảng bao nhiêu tới bao nhiêu hoặc lớn hơn, nhỏ hơn,…
• Text (Văn bản): Giúp bạn định dạng được kiểu văn bản hay tên cần nhập vào 1 ô có chứa chữ gì, ký tự gì hay là 1 email, 1 url đã được cố định.
• Date (Ngày tháng): Ở đây bạn có thể giới hạn được ngày tháng cần nhập vào ở trong khoảng nào, hay lớn hơn ngày hiện tại, nhỏ hơn 1 ngày nào đó,…
• Custom formula is (Công thức tùy chỉnh là): Giúp bạn đặt ra 1 công thức cố định ở ô được định dạng, người dùng buộc phải sử dụng công thức đó.
• Tick box (Hộp kiểm): Giúp bạn tạo 1 hộp để đánh dấu tick đúng hoặc sai cho các dữ liệu.

Ở phần Điều kiện > Chọn kiểu dữ liệu phù hợp

Bước 4: Ở đây mình chọn kiểu Số (Number) vì giá trị mình cần nhập vào ở cột Năm sinh là 4 chữ số, bạn cũng có thể tùy chọn dữ liệu nhập vào với các giá trị như trong khoảng từ bao nhiêu tới bao nhiêu, lớn hơn hay nhỏ hơn,… tùy vào nhu cầu của bạn. Ở đây mình chọn trong khoảng và nhập số là 1970 và 2000.

Chọn dữ liệu kiểu Số > Nhập giá trị giới hạn như ví dụ yêu cầu

Bước 5: Tích chọn Hiển thị cảnh báo (Show warning) > Nhấn Lưu để tạo Data Validation cho dãy ô đã chọn.

Tích chọn Hiển thị cảnh báo > Nhấn Lưu

Và đây là kết quả khi mình nhập sai ở dãy ô đã tạo Data Validation.

Kết quả

Bước 6: Nếu ở bước 5 bạn chọn kiểu Từ chối dữ liệu (Reject Input) > Tích chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực (Show Validation Help Text) > Nhập nội dung cảnh báo > Nhấn Lưu (Save).

Chọn kiểu Từ chối dữ liệu > Tích chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực > Nhập nội dung cảnh báo > Nhấn Lưu

Và đây là kết quả lỗi sẽ hiển thị khi bạn nhập sai dữ liệu vào ô đã tạo định dạng Data Validation. Dữ liệu nhập sai thì Google Sheet sẽ bị từ chối và Google Sheet sẽ tự động xóa chúng đi.

Kết quả hiện ra khi nhập sai dữ liệu trong ô đã định dạng

Một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động:

Và đó là cách sử dụng Data Validation trong Google Sheet để giới hạn dữ liệu cực chi tiết. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm thì hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!